Управление рабочим временем по методу Эйзенхауэра.Часть 2

Здравствуйте, уважаемые читатели!

Продолжаю представлять различные модели управления временем и техники тайм-менеджмента.

И вновь в центре нашего внимание матрица Эйзенхауэра.

Из прошлой статьи мы помним, что она позволяет отделить важные задачи от второстепенных и сконцентрироваться на том,

что действительно отвечает нашим ценностям и базовым потребностям.

Такое управление рабочим временем разбивает дела и задачи на 4 типа. Соответственно, все планирование организовано в русле такого деления.   

Содержание этой статьи:

Последовательность планирования по методу Эйзенхауэра

Варианты матриц

Диагностика эффективности планирования

В прошлой статье, я не отметил очень важную деталь: эта техника лучше всего работает в краткосрочном планировании, т.е. на день и неделю.

Поэтому здесь я буду рассматривать именно краткосрочный тайм-менеджмент. Хотя никто вам не мешает использовать этот метод и для составления планов на более длительный рок, на месяц, например.

Итак…

Последовательность

планирования

Шаг 1. Создайте сводный список дел и задач

Это очень просто. Делайте все так, как вы обычно записываете в своем органайзере. Важно сформулировать все дела и задачи, которые вам предстоит выполнить за день.

Если что-то и забудете, то допишите потом.

Можно создавать общий список дел и задач, которые предстоит сделать, заранее, вечером, а утром дополнить его вновь появившимися неотложными делами.

О том, как с самого утра настроиться на успех читайте в статье Психологическая зарядка или как сделать день успешным

Вот пример моего списка дел на сегодня:       

1. Подготовка статьи в блог
2. Подготовка к лекции по Логике
3. Тренировка в 17.00
4. Выложить статью на сайте Психологи В17
5. Решить вопрос с документами для С.
6. Лекция по логике в 13.30
7. Ответить на письма по Е-mail
8. Заполонить анкету и представление
9. Прочесть 10 страниц книги Дж. Д. Майера
10. Оплатить коммуналку и электричество
11. Звонок А.К. о сроках подготовки проекта
12. Звонок Н. о дате консультации у Ф.
13. Посмотреть фильм «Эксперимент»
14. Консультация В.У. в 19.00
15. Дать ответ И.В. об участии / неучастии в проекте СПК
16. Купить инструменты для ремонта
17. Укрепить полку с книгами
18. Составить общий план новой маркетинговой стратегии
19. Продумать альтернативные схемы оплаты консультационных услуг

Мимоходом отмечу, что, составляя этот обзорный список дел, я допустил серьёзную ошибку: часть задач на день сформулирована не верно!

 Но об этом мы поговорим в одной из следующих статей. 

О том, как избежать базовых ошибок в личном тайм-менеджменте читайте в статьях:

8 ошибок, мешающих все успевать

Практика управления временем: основные ошибки и промахи

Шаг 2. Распределите предстоящие задачи и дела согласно принципам техники Эйзенхауэра

Помним, что данная модель управления рабочим временем дробит все задачи на 4 категории:

A — Важное и срочное – дела и задачи, требующие оперативного реагирования и безотлагательного, быстрого решения

B — Важное, но не срочное – требующие планомерного подхода. Решения этих задач – основа личной и профессиональной успешности. 

C — Неважное, но срочное – дела, маскирующиеся под важные, но на самом деле имеющие второстепенное, ситуационное значение. Из серии: «Сделал и забыл».    

D — Неважное и не срочное – все, что может подождать, может быть перенесено на другие дни, а в некоторых случаях и вообще забыто.

Варианты матриц

Для сортировки дел и задач по важности и приоритетности можно воспользоваться нижеприведенными вариантами матриц.

Вот что у меня получилось:

Как вы видите, обзор задач на день стал более продуктивным, чем их общий список, глядя на который даже не знаешь, за что схватиться.

Когда все дела представлены в одной куче, без их распределения по категориям, то тут не поможет даже метод Швейцарского сыра.  

Кроме того, этот список помогает мне видеть важные и второстепенные задачи, исходя из этого, планировать свое время.

Но мне не очень нравится такая таблица. Поэтому я использую ее классический квадратный вариант:

Диагностика

эффективности планирования

Как вы, наверное, заметили, у меня очень серьезные проблемы с планированием. Уже говорилось, что квадрат «Важно-срочно» — это индикатор его эффективности/неэффективности.

Чем меньше в нем дел, особенно дел, перекочевавших из квадратов 2 и 3, тем эффективнее планирование, тем меньше спешки, аврала и суеты.  

Но в моем случае в этот квадрат попали 4 задачи, требующие немедленного решения. Если бы я лучше планировал, то решил бы их вчера или позавчера.

Теперь мне придется начинать день с них.

А это значит, что задачи 2,3,7 и 8 из квадрата «Важно, но не срочно», скорее всего, сегодня окажутся не решенными.

Они либо «застрянут» в долгом ящике, либо перейдут на завтра, но уже в категории «важные и срочные», что обязательно отрицательно скажется на моей эффективности.   

Таким образом, мне следует пересмотреть свою стратегию и тактику планирования и выявить скрытые в ней недочеты.

Предполагаю, что эти ошибки появились потому, что матрица Эйзенхауэра имеет свои ограничения.

Например, она не позволяет среди нескольких  задач с примерно одинаковым уровнем приоритетности быстро выбрать наиболее важную.

Она не отвечает на вопрос: по каким критериям формируется такой признак задачи, как ее важность?   

Кроме того, такое управление рабочим временем мало поможет, если у человека неверно определены ключевые сферы жизнедеятельности и неясны его жизненные цели и личные ценности.  

Кое-что об этом я уже писал в статье «Как достичь желаемой цели». Также близка к этой теме статья: Как стать счастливым человеком: 10 советов психолога. 

Поэтому, чтобы прояснить этот вопрос, в самое ближайшее время я посвящу 1 или 2 статьи способам расстановки приоритетов и техникам определения базовых жизненных целей. Читайте, например, как в этом помогает метод swot-анализа: в этой статье, здесь и вот тут. 

Кроме этого, в недалеком будущем я рассмотрю другие модели управления временем.

До встречи в следующей публикации.

Успехов в делах.

© Денис Крюков

Вместе с это статьей читайте: 

1. Что делать, если у вас низкая мотивация и нет сил работать
2. Убеждения, которые мешают жить
3. Личный имидж: упражнения и техники создания
4. Эффективный имидж: основные черты и характеристики

Вам понравилась статья?

Буду очень Вам признателен, если оставите свой комментарий 🙂 (форма комментирования расположена ниже. Ваш e-mail нигде не будет опубликован).

Также буду очень Вам благодарен, если оформите подписку на новые статьи моего блога! Их анонсы будут просто приходить вам на e-mail. 

Зачем это нужно?

Вы первые будете узнавать о самых свежих обновлениях, новостях и публикациях. Кроме того, все подписчики получают очень привлекательные бонусы и скидки на предлагаемые мною услуги и информационные продукты!

 Как подписаться? Воспользуйтесь формой подписки, что расположена после каждой статьи. Теперь анонсы новых публикаций будут приходить Вам на почту! 😀

Автор: Денис Крюков