Здравствуйте, уважаемые читатели!
Данной статьей я продолжаю пополнять содержимым рубрику блога «Управление временем».
Судя по количеству просмотров и комментариев, она в последнее время стала довольно популярной и активно читаемой.
И это вполне естественно, ведь вопросы о том, «как успевать больше?» и «как правильно управлять временем» очень актуальны, и требуют соответствующих ответов.
Некоторые из них уже даны в статьях:
В данной публикации мы с вами рассмотрим такой метод управления временем как «матрица Эйзенхауэра».
Содержание этой статьи:
Почему возникает смута в делах
Техника ABCD
Почему возникает смута в делах
Известно, что неумение расставлять приоритеты и согласовывать цели и задачи со сроками их выполнения является базовым препятствием для эффективного управления временем.
Если человек не может отделить в делах главное от второстепенного, и увязать это со сроками выполнения, то в конце дня он остается физически и морально опустошенным и с кучей невыполненных дел.
А если он еще и смутно представляет то, чего он хочет достичь, если его цели расплывчаты и неопределенны, то в делах наступает полный хаос.
Энергия, так необходимая для достижения цели, распыляется, незавершенные дела мешают выполнять новые задачи, и человек попадает в туман неопределенности.
О технике идентификации целей читайте в статье:
Что же может помочь в решении данной проблемы?
Есть разные методы и модели управления временем. Одним из самых простых, но очень эффективных является так называемая матрица Эйзенхауэра или …
Техника ABCD
Давайте посмотрим, что это такое.
Изобретение этого метода приписывают 34 президенту США Д. Д. Эйзенхауэру.
Этот метод хорош тем, что помогает быстро сориентироваться в нескончаемом потоке дел. Понять, что следует выполнять немедленно, а что нужно отложить на потом.
Кроме того, эта техника позволяет увязать степень важности задачи со степенью срочности ее выполнения.
Согласно этой методике, следует отфильтровать все дела и задачи по степени их сложности и важности. Для этого и используется матрица ABCD.
- A — Важное и срочное
- B — Важное, но не срочное
- C — Неважное, но срочное
- D — Неважное и не срочное
Для наглядности, представлю это на рисунке, в виде 4-х квадратов:
А. Важные и срочные дела – это дела, которые мы не можем отложить.
Это дела первостепенной важности. Если человек эффективно планирует свое время, то их не очень много, ведь он все и всегда делает вовремя.
Тогда в этот список попадает только все форс-мажорное и непредсказуемое, а также дела и задачи, которые вышли из-под контроля и требующие оперативного реагирования и безотлагательного, быстрого решения.
Как правило, у человека скапливается столько важных и срочных дел, что на все остальное у него уже нет времени.
Так что этот квадрат матрицы может выступать в качестве индикатора эффективности планирования: чем больше в нем срочных и важных дел, тем менее эффективно ваше планирование.
Основные причины этого описаны в статье:
В. Важные, но не срочные дела – это дела, которые по-хорошему должны иметь для нас наибольшую приоритетность. Они требуют, чтобы мы подходили к ним последовательно, планомерно и не спеша.
Именно в этот квадрат следует включать дела, которые связаны с личным и профессиональным развитием, с достижениями и успехом.
Этот квадрат должен стать сосредоточением дел и задач, воплощающих ваши ценности и ключевые потребности.
Тем не менее, несрочность данных дел не означает, что нет никаких сроков. Просто их соблюдение не требует моментальных действий и не связано с авралом. Эти дела требуют четкого планирования и вовлеченного сосредоточения.
Согласно законам тайм-менеджмента, начинать день следует именно с этих дел. Если этого не делать, то они перекочевывают в первый квадрат, становясь срочными и важными.
А, значит, буду выполняться в суматохе, торопливо, без надлежащего усердия и интереса. Это, в итоге, приводит к падению эффективности, снижению творческого ритма и сильному стрессу.
Об этом читайте в статье:
С. Неважные, но срочные дела – это дела, требующие очень большого внимания и сосредоточения, но, на самом деле, они очень далеки от наших ценностей и истинных потребностей.
Часто – это навязанные другими людьми или обстоятельствами мелочи, раздутые до вселенских масштабов.
По этой причине мы оказываемся в плену иллюзии их важности и ошибочно посвящаем им много драгоценного времени, а иногда и все свое время.
О сходных проблемах читайте в статье:
Дела, входящие в категорию неважных, но срочных, часто маскируются под категорию дел, входящих в первый квадрат, т.е. важных и срочных. Именно они нагнетают атмосферу вечного аврала и постоянно лихорадят вопросом: «как успевать больше?».
И самая страшная ошибка, это когда мы начинаем отождествлять важность и срочность.
То, что нужно сделать как можно быстрее, мы почему-то начинаем рассматривать как очень важное.
Как отделить одно от другого?
Просто задайте себе вопрос: если я решу задачу из категории неважных, но срочных дел, приближусь ли я к своей главной цели, реализую ли я свою ценность, удовлетворю ли истинную потребность?
Так, например, некто попросил вас о срочной помощи, и вы тратите много времени и сил на то, что совсем не отвечает вашим ценностям и просто в тягость.
Конечно, помогать людям нужно обязательно, но только если это не наносит ощутимого ущерба вашим интересам.
И если вы не делаете это только лишь для того, чтобы выглядеть в глазах окружающих приличным человеком.
И если ценность «давать и помогать другим» не превращается в анти ценность – «воровать у самого себя и разрушать свой успех».
- D. Неважные и не срочные дела – это дела, большую часть которых можно не делать, а лучше вообще отказаться от них.
Проблема в том, что эта категория дел и задач – профессиональные хронофаги, т.е. пожиратели времени.
Как правило, они связаны с развлечениями и получением удовольствия. Или просто, что еще хуже, с заполнением жизненной пустоты. С тем, что называется: «проводить или убивать время».
Например: компьютерные игры, просмотр TV, общение с неинтересными людьми, бесполезные разговоры, бессмысленные путешествия по великим просторам интернета, болтовня в социальных сетях, бесплодное фантазирование и мечтания и т.п.
Нет, конечно же, понемногу того и другого должно быть в вашей жизни. Но нужно четко отслеживать, чтобы эти хронофаги не сожрали вас и ваши достижения.
У некоторых людей неважные и не срочные дела занимают больше половины всего времени. Как правило, у них нет четких жизненных приоритетов и целей.
В конце концов, это может превратиться в образ жизни, который обязательно приведет к духовному одряхлению.
Такова в общем виде матрица Эйзенхауэра.
В следующей статье я покажу вам, как эффективно использовать этот метод управления временем, и как с его помощью начать успевать больше.
До встречи в следующей публикации.
Успехов в делах!
© Денис Крюков
Вместе с это статьей читайте:
- Психологическая зарядка или как сделать день успешным
- Что делать, если у вас низкая мотивация и нет сил работать
- Швейцарский сыр и эффективное управление временем
Вам понравилась статья?
Буду очень Вам признателен, если оставите свой комментарий 🙂 (форма комментирования расположена ниже. Ваш e-mail нигде не будет опубликован).
Также буду очень Вам благодарен, если оформите подписку на новые статьи моего блога! Их анонсы будут просто приходить вам на e-mail.
Зачем это нужно?
Вы первые будете узнавать о самых свежих обновлениях, новостях и публикациях. Кроме того, все подписчики получают очень привлекательные бонусы и скидки на предлагаемые мною услуги и информационные продукты!
Как подписаться? Воспользуйтесь формой подписки, что расположена после каждой статьи. Теперь анонсы новых публикаций будут приходить Вам на почту! 😀
Автор: Денис Крюков
Неважное и несрочное дело может в один момент стать резко важным и срочным, а уже выполняешь другое важное и срочное дело.
Может быть и такое. Лично я за все время, с таким не сталкивался
Вы счастливый человек, поэтому не сталкивались.
Приходится сталкиваться с внезапными приоритетами.
Потому и получился из Эйзенхауэра Президент, что он мог управлять временем. ПОтому его опыт стоит того, чтобы перенять и использовать в жизни.
Он еще и генерал армии, очень эффективно управлял армейскими подразделениями!
Вот таких людей и нужно в руководство стран ставить, а не всяких там боксеров, борцов и тому подобное.
Какие из них политики?
Игорь, тут не совсем согласен, из борцов и боксеров тоже ведь хорошие руководители получаются)))
Ох и редкость это. Ну приведи тогда пример
Например, Путин В.В. — правда не уверен, что пример хороший...
Ну он, с самого начала был в политике. Короче в той каше варился.
И он выходец не из спортсменов. Спорт у него второстепенное
Боксёр Виталик Кличко стал мэром города Киев. Киев — столица Украины.
Стать то стал.
И что, хороший руководитель?
Ну и что он хорошего для Киева сделал?
Да если бы бардака не было, фиг бы его вообще в политику взяли.
У Кличко выборная должность. Выборы покажут, какой он руководитель.
Тайм-менеджмент со временем превратилась в индустрию, которая помогает человеку жить в современном мире. Без этого невозможно успеть сделать жизнь насыщенной и везде успевать.
Да, для кого-то бесшабашное отношение ко времени — это норма жизни.
Денис, спасибо и ждем очередную статью
Вот чего уж не нужно допускать сегодня ни в коем случае — так это безбашенно относиться к времени.
Виктория, спасибо за отзыв! Статья-продолжение статьи вышла вчера!
Да, это отличная, проверенная временем техника тайм-менеджмента. Она хорошо помогает расставить приоритеты, и понять, что делать в первую очередь, а что вообще выбросить за борт
Мне эта техника понравилась как раз тем, что в жизни нужно всегда выделить приоритеты, и именно на них направлять все свои ресурсы: и временные, и все остальные (материальные , интеллектуальные). Только тогда можно чего-то добиваться.
Ну а как же, без приоритетов — никуда, они — путеводный звездочки на дальних небосводах нашей жизни. И действительно, помогают собрать ресурсы в единое целое