Здравствуйте, уважаемые читатели!
Скажите, случалось ли так, что вы скрупулезно планируете свой день,
мотивируете себя на эффективное управление временем, правильно организуете свои дела,
но большая часть из них так и остается незавершенной, а вы при этом чувствуете себя опустошенным и лишенным энергии?
А ведь именно по этой причине многие люди, с энтузиазмом взявшись за освоение тайм-менеджмента, через некоторое время разочаровались в его возможностях и отказывались от его техник и приемов.
Теория и практика управления временем знает множество таких примеров. В чем же тут дело?
Согласно исследованиям, основной причиной этого является множество с виду незаметных, но очень серьезных промахов в управлении временем. О некоторых из них я уже писал в статье «8 ошибок, мешающих все успевать». Здесь расскажу о других.
Для выявления и демонстрации просчетов в системе планирования дел Джулия Моргенстерн в своей книге: «Тайм-менеджмент. Искусство управления временем» использует метафору «Гардероб». С помощью ее она выявляет как минимум три очень серьезных ошибки в тайм-менеджменте.
а) часто бывает, что в своем гардеробе мы завешиваем ненужными вещами именно те, необходимость в которых в определенный момент становится особенно острой. Но завалы бесполезных тряпок не дают быстро отыскать нужные вещи, а со временем мы можем вообще о них позабыть.
Подобно этому, управляя своим временем, мы часто принимает за очень важные дела какие-то мелкие и сиюминутные делишки, и рьяно беремся их выполнять, забывая про действительно важные дела, которые надолго остаются вне поля нашего внимания.
б) в своем гардеробе мы часто пытаемся разместить намного больше вещей, чем там может поместиться.
Так и при планировании своих действий на день, неделю или месяц, мы вставляем в наш план такое количество дел, которое несоизмеримо с нашими психологическими, физическими и временными возможностями.
в) время от времени, куда-то очень спеша, мы забрасываем в гардероб новые вещи, совсем не заботясь о том, чтобы подобрать для каждой из них подходящее место. В конце концов, в гардеробе воцаряется хаос, и для того, чтобы найти какую-то одну, очень нужную вещь приходится перерывать и вытаскивать из него целую кучу других вещей.
Так и в жизни, мы наобум встраиваем в наш план непредвиденные дела, тем самым нарушая порядок их выполнения и превращая в хаос весь наш день или даже неделю. Другими словами, мы не умеем управлять изменениями, а потом ломаем голову над вопросом: как не спешить и как успевать больше?
Таким образом, опираясь на удачную метафору Д. Моргенстерн, можно вывести три базовых ошибки в управлении временем.
Обманчивое восприятие мелкого и сиюминутного как очень важного и ценного.
Неспособность точно соотнести находящиеся в нашем распоряжении ресурсы с объемом выполняемой работы.
Отсутствие гибкого планирования и неспособность управлять изменениями.
Д. Моргенстерн совершенно справедливо полагает, что в практике управления временем существуют как минимум три уровня, на которых формируются данные ошибки.
- Технический уровень.
На нем совершаются основные ошибки планирования времени и его оптимизации. Ключевая из них – выбор времени для выполнения определенного дела без учета внешних и внутренних обстоятельств.
Так, сотрудник готовит аналитический отчет в самый разгар рабочего дня. Это время клиентских визитов, множества звонков и переговоров с другими менеджерами, так что написать отчет едва ли удастся, а вот времени и нервов будет потрачено очень много.
Быть может, следует готовить отчет в более спокойное время?
Или, например, бывает, что я планирую написание статьи в блог на вечернее время. Но всякий раз приходится переносить это дело на раннее утро, поскольку вечером у меня низкая работоспособность и голова отказывается что-либо соображать, несмотря на мощные волевые усилия.
На этом же уровне встречаются ошибки в расчетах объема затрат времени на выполнение определенного дела.
Эти затраты определяются наобум, без учета изменяющихся обстоятельств и прошлого опыта, по этой причине эффективное управление временем становится невозможным.
Как правило, решить эту проблему помогает техника хронометража, позволяющая выявлять поглотители времени и оптимизировать его расходы.
С этой ошибкой связана другая, не менее серьезная – когда человек вносит в свой план на день слишком большое количество дел. Они не выполняются, а человек чувствует себя неэффективным и винит себя за это. Кроме того, стремление выполнить большое количество дел крадет очень много психических и физических сил.
Практика управления временем показывает, что оптимальное количество дел средней сложности и важности, запланированных на день – это 5 ± 2. Если в вашем органайзере их больше 7, то день пройдет неэффективно, если, конечно, часть дел вы кому-то не делегируете.
- Уровень внешних взаимодействий.
Этот уровень связан с ошибками в командной организации времени. Например:
Отсутствие жесткого и гибкого планирования, либо неудачное их сочетание.
В данном случае человек не четко различает задачи, привязанные к определенному времени (жесткие) и задачи, привязанные к определенным обстоятельствам, благоприятствующим их выполнению (гибкие).
Отсутствие координации в действиях сотрудников одного подразделения.
Многие сотрудники без ограничений вмешиваются в дела других менеджеров, не учитывая их занятость и планы. Они навязывают другим свою работу, аргументирую это тем, что «мы же команда, а, значит, должны помогать и выручать друг друга». На самом деле, они просто желают избавиться от части своих дел, за счет труда других.
В данном случае поможет техника эффективного отказа, описанная в статье 1 и в статье 2.
На этом же уровне проявляется другая ошибка: допущение множества незапланированных встреч, визитов, отвлекающих звонков, которые сотрудник в силу разных причин неспособен контролировать. Эту проблему решает жесткий график работы и четкое соблюдение всех намеченных сроков.
- Психологический уровень.
На этом уровне проявляются ошибки связанные с психологическими причинами. Так, усталость и потребность в отдыхе исподволь могу расстраивать наши планы и нарушать сроки выполнения дел. Неинтересная работа, сложный социально-психологический климат в коллективе, низкая мотивация и отсутствие сил также могут препятствовать правильному планированию.
Кроме того, причиной ошибок в планировании времени и неудач в достижении своих целей может быть и чрезмерная мотивированность. Об этом можно прочитать в статье «Закон Йеркса-Додсона и управление мотивацией».
Распространённой психологической причиной ошибок в планировании времени является нарушение сна, что часто связано с неправильным режимом жизнедеятельности или с полным отсутствием такового.
Очевидно, что это неполный перечень всех возможных ошибок и промахов, которые разрушают эффективное планирование времени.
Тем не менее, если вы сумеете исправить хотя бы эти, то ваша практика управления временем поднимется на совершенно другой уровень, и вы станете успевать больше, затрачивая на это меньше времени и сил.
В ближайших публикациях я рассмотрю другие аспекты тайм-менеджмента, в частности, опишу метод швейцарского сыра, как эффективный способ решения задач, а в следующей статье поговорим о супружеских изменах.
До встречи в следующей публикации!
© Денис Крюков
Вместе с этой статьей читайте:
Психологическая зарядка или как сделать день успешным
Что делать, если у вас низкая мотивация и нет сил работать
Убеждения, которые мешают жить
Вам понравилась статья?
Буду очень Вам признателен, если оставите свой комментарий 🙂 (форма комментирования расположена ниже. Ваш e-mail нигде не будет опубликован).
Также буду очень Вам благодарен, если оформите подписку на новые статьи моего блога! Их анонсы будут просто приходить вам на e-mail.
Зачем это нужно?
Вы первые будете узнавать о самых свежих обновлениях, новостях и публикациях. Кроме того, все подписчики получают очень привлекательные бонусы и скидки на предлагаемые мною услуги и информационные продукты!
Как подписаться? Воспользуйтесь формой подписки, что расположена после каждой статьи. Теперь анонсы новых публикаций будут приходить Вам на почту! 😀
Автор: ДенисКрюков
Вот ошибка: «Обманчивое восприятие мелкого и сиюминутного как очень важного и ценного» — самая важная, у меня такое часто бывает...к сожалению...
В этом плане я всегда, когда навалятся множество дел и забот , говорю себе: «Определись с приоритетами...»))
В этом вы правы, начать разгребать с самого важного. Но нужно не забывать и о не сильно важных, что бы в последствии опять не зашиться проблемами
А всегда так бывает, что, решая важную проблему, попутно решаешь и массу второстепенных.
Как бы прицепом зацепить))))
Да не всегда так выходит
Валентина, сопутствующие вопросы решаются, но кроме них есть другие, о которых не надо забывать.
Касательно хронометража — главное, чтобы не получилось так, как например в моём случае, когда начальник организовал процесс фиксирования всех дел в файле, было потрачено много времени на его заполнение и... ничего не последовало после этого! Даже не был запрошен этот файл — видать задор прошёл...
Короче бзык у вашего начальника был, а у вас попусту растраченное время
А начальник , видимо, хотел начать «с понедельника» жизнь по-новому. Но, азарт прошел...
Все возможно, но как по мне, просто этот начальник хотел показать кто там хозяин))))
Ну это уже явное самодурство со стороны начальника.
На то оно и начальство, что бы свою власть показать, даже дурную)))
Со мной часто случается, намечу планы, а как выполнять, сразу неохота.
И мне знаком такой подход, когда уделят больше времени каким-то организационным моментам (в разумных пределах без этого нельзя), пишется куча планов, корректируется перекорректируется, а о деле и забыли совсем...)))
Но это не управление временем, а его похороны возникает тогда, когда ради иллюзорного сохранения 60 минут работы тратится 3 часа.
Раньше это явление назвали заорганизованностью и признавали его вредность (правда только на словах), потому что заорганизованность — главный спутник бюрократии)), против которой не попрёшь.)))
При каком мы только строе не жили, а бюрократизм не пережили)))
Создаётся илюзия работы, не сама работа. Кто этим хоть раз в жизни не занимался.
Да уж, раскидываться временем не желательно, хотя мы сами не замечаем как это делаем
Не просто нежелательно, а — недопустимо, потому что жизнь коротка, и хочется же успеть сделать что-то стоящее.
Это да, с вами согласен. Но не нужно работать на износ, еще регулярно нужно отдыхать, что бы с новыми силами продолжить работу
Игорь, про отдых — золотые слова! Вот, например, я в течении месяца мне моя организма подсказывала, что нужно выделить пару деньков, отдохнуть в тайгу сходить, потренироваться.
Заработался, говорит, хозяин, отдыхать надо, однако)))) Я не послушался снова тихое предупреждение. А я продолжаю свою линию гнуть. И вот последнее предупреждение — легкий насморк.
Я его лечу на ногах, продолжая работать. Через 3 дня слег с температурой и жуткой слабостью — даром, что каждое утрой принимаю ледяной душ.
Вот психика все-таки нашла способ отдохнуть, отвлечься от работы, хоть вот таким вот специфическим способом!
Вот видишь, отдыхать нужно, работа никуда не убежит
Чем реже отдыхаешь, тем быстрей заболеешь
Работать на износ — это значит, жить в постоянном стрессе. А организму, всё же, регулярно нужен отдых.
Глупо работать на износ, окружающие люди могут оказаться неблагодарными, не оценят ваш вклад.
Первое время будут благодарны, а вот в последстивии будут уже неблагодарны. Так уж человек устроен
Окружающим внимание важно, при работе вы не можете оказывать внимание близким.