Управление рабочим временем по методу Эйзенхауэра.Часть 2

Матрица ЭйзенхауэраЗдравствуйте, уважаемые читатели!

Продолжаю представлять различные модели управления временем и техники тайм-менеджмента.

И вновь в центре нашего внимание матрица Эйзенхауэра.

Из прошлой статьи мы помним, что она позволяет отделить важные задачи от второстепенных и сконцентрироваться на том,

что действительно отвечает нашим ценностям и базовым потребностям.

Такое управление рабочим временем разбивает дела и задачи на 4 типа. Соответственно, все планирование организовано в русле такого деления.   

Содержание этой статьи:

Последовательность планирования по методу Эйзенхауэра

Варианты матриц

Диагностика эффективности планирования

 

В прошлой статье, я не отметил очень важную деталь: эта техника лучше всего работает в краткосрочном планировании, т.е. на день и неделю.

Поэтому здесь я буду рассматривать именно краткосрочный тайм-менеджмент. Хотя никто вам не мешает использовать этот метод и для составления планов на более длительный рок, на месяц, например.

Итак…

Последовательность

планирования

Шаг 1. Создайте сводный список дел и задач

Это очень просто. Делайте все так, как вы обычно записываете в своем органайзере. Важно сформулировать все дела и задачи, которые вам предстоит выполнить за день.

Если что-то и забудете, то допишите потом.

Можно создавать общий список дел и задач, которые предстоит сделать, заранее, вечером, а утром дополнить его вновь появившимися неотложными делами.

О том, как с самого утра настроиться на успех читайте в статье Психологическая зарядка или как сделать день успешным

Вот пример моего списка дел на сегодня:       

  1. Подготовка статьи в блог
  2. Подготовка к лекции по Логике
  3. Тренировка в 17.00
  4. Выложить статью на сайте Психологи В17
  5. Решить вопрос с документами для С.
  6. Лекция по логике в 13.30
  7. Ответить на письма по Е-mail
  8. Заполонить анкету и представление
  9. Прочесть 10 страниц книги Дж. Д. Майера
  10. Оплатить коммуналку и электричество
  11. Звонок А.К. о сроках подготовки проекта
  12. Звонок Н. о дате консультации у Ф.
  13. Посмотреть фильм «Эксперимент»
  14. Консультация В.У. в 19.00
  15. Дать ответ И.В. об участии / неучастии в проекте СПК
  16. Купить инструменты для ремонта
  17. Укрепить полку с книгами
  18. Составить общий план новой маркетинговой стратегии
  19. Продумать альтернативные схемы оплаты консультационных услуг

Мимоходом отмечу, что, составляя этот обзорный список дел, я допустил серьёзную ошибку: часть задач на день сформулирована не верно!

 Но об этом мы поговорим в одной из следующих статей. 

О том, как избежать базовых ошибок в личном тайм-менеджменте читайте в статьях:

8 ошибок, мешающих все успевать

Практика управления временем: основные ошибки и промахи

 

Шаг 2. Распределите предстоящие задачи и дела согласно принципам техники Эйзенхауэра

 

Помним, что данная модель управления рабочим временем дробит все задачи на 4 категории:

A — Важное и срочноедела и задачи, требующие оперативного реагирования и безотлагательного, быстрого решения

B — Важное, но не срочноетребующие планомерного подхода. Решения этих задач – основа личной и профессиональной успешности. 

C — Неважное, но срочноедела, маскирующиеся под важные, но на самом деле имеющие второстепенное, ситуационное значение. Из серии: «Сделал и забыл».    

D — Неважное и не срочноевсе, что может подождать, может быть перенесено на другие дни, а в некоторых случаях и вообще забыто.

Варианты матриц

Для сортировки дел и задач по важности и приоритетности можно воспользоваться нижеприведенными вариантами матриц.

Важное и срочное Важное, но не срочное Не важное, но срочное Не важное и не срочное
1.__________

2.__________

3._________

 

 
1.__________

2.__________

3._________

 

 
1.__________

2._________

3._________

 

 
1.__________

2.__________

3.__________

 

 

Вот что у меня получилось:

Важное и срочное Важное, но не срочное Не важное, но срочное Не важное и не срочное
  1. Подготовка статьи в блог
  2. Подготовка к лекции по Логике
  3.  Решить вопрос с документами для С.
  4. Купить инструменты для ремонта

 

 
  1. Лекция по логике в 13.30
  2. Выложить статью на сайте Психологи В17
  3. Тренировка в 17.00  
  4. Прочесть 10 страниц книги Дж. Д. Майера
  5. Консультация В.У. в 19.00
  6. Консультация С.Ф. и А.Г. в 20.00
  7. Составить общий план новой маркетинговой стратегии.
  8. Продумать альтернативные схемы оплаты консультационных услуг
  1. Оплатить коммуналку и электричество
  2. Звонок А.К. о сроках подготовки проекта
  3. Звонок Н. о дате консультации у Ф.
  4. Дать ответ И.В. об участии / неучастии в проекте  СПК
  1. Посмотреть фильм «Эксперимент»
  2. Заполонить анкету и представление
  3. Ответить на письма по Е-mail 
  4. Укрепить полку с книгами

Как вы видите, обзор задач на день стал более продуктивным, чем их общий список, глядя на который даже не знаешь, за что схватиться.

Когда все дела представлены в одной куче, без их распределения по категориям, то тут не поможет даже метод Швейцарского сыра.  

Кроме того, этот список помогает мне видеть важные и второстепенные задачи, исходя из этого, планировать свое время.

Но мне не очень нравится такая таблица. Поэтому я использую ее классический квадратный вариант:

 

1. Важно-срочно 2. Важно-не срочно
 

  1. Подготовка статьи в блог
  2. Подготовка к лекции по Логике
  3. Решить вопрос с документами для С.
  4. Купить инструменты для ремонта

 

 
  1. Лекция по логике в 13.30
  2. Выложить статью на сайте Психологи В17
  3. Тренировка 17.00
  4. Прочесть 10 страниц книги Дж. Д. Майера
  5. Консультация В.У. в 19.00
  6. Консультация С.Ф. и А.Г. в 20.00
  7. Составить общий план новой маркетинговой стратегии.
  8. Продумать альтернативные схемы оплаты консультационных услуг
3. Не важно-срочно 4. Неважно-не срочно
  1. Оплатить коммуналку и электричество
  2. Звонок А.К. о сроках подготовки проекта
  3. Звонок Н. о дате консультации у Ф.
  4. Дать ответ И.В. об участии/неучастии в проекте СПК
  1. Посмотреть фильм «Эксперимент»
  2. Заполонить анкету и представление
  3. Ответить на письма по Е-mail
  4. Укрепить полку с книгами

 

Диагностика

эффективности планирования

Как вы, наверное, заметили, у меня очень серьезные проблемы с планированием. Уже говорилось, что квадрат «Важно-срочно» — это индикатор его эффективности/неэффективности.

Чем меньше в нем дел, особенно дел, перекочевавших из квадратов 2 и 3, тем эффективнее планирование, тем меньше спешки, аврала и суеты.  

Но в моем случае в этот квадрат попали 4 задачи, требующие немедленного решения. Если бы я лучше планировал, то решил бы их вчера или позавчера.

Теперь мне придется начинать день с них.

А это значит, что задачи 2,3,7 и 8 из квадрата «Важно, но не срочно», скорее всего, сегодня окажутся не решенными.

Они либо «застрянут» в долгом ящике, либо перейдут на завтра, но уже в категории «важные и срочные», что обязательно отрицательно скажется на моей эффективности.   

Таким образом, мне следует пересмотреть свою стратегию и тактику планирования и выявить скрытые в ней недочеты.

Предполагаю, что эти ошибки появились потому, что матрица Эйзенхауэра имеет свои ограничения.

Например, она не позволяет среди нескольких  задач с примерно одинаковым уровнем приоритетности быстро выбрать наиболее важную.

Она не отвечает на вопрос: по каким критериям формируется такой признак задачи, как ее важность?   

Кроме того, такое управление рабочим временем мало поможет, если у человека неверно определены ключевые сферы жизнедеятельности и неясны его жизненные цели и личные ценности.  

Кое-что об этом я уже писал в статье «Как достичь желаемой цели». Также близка к этой теме статья: Как стать счастливым человеком: 10 советов психолога

Поэтому, чтобы прояснить этот вопрос, в самое ближайшее время я посвящу 1 или 2 статьи способам расстановки приоритетов и техникам определения базовых жизненных целей. Читайте, например, как в этом помогает метод swot-анализа: в этой статье, здесь и вот тут

Кроме этого, в недалеком будущем я рассмотрю другие модели управления временем.

 

До встречи в следующей публикации.

Успехов в делах.

 

© Денис Крюков


Вместе с это статьей читайте: 

  1. Что делать, если у вас низкая мотивация и нет сил работать
  2. Убеждения, которые мешают жить
  3. Личный имидж: упражнения и техники создания
  4. Эффективный имидж: основные черты и характеристики

Вам понравилась статья?

Буду очень Вам признателен, если оставите свой комментарий 🙂 (форма комментирования расположена ниже. Ваш e-mail нигде не будет опубликован).

Также буду очень Вам благодарен, если оформите подписку на новые статьи моего блога! Их анонсы будут просто приходить вам на e-mail. 

Зачем это нужно?

Вы первые будете узнавать о самых свежих обновлениях, новостях и публикациях. Кроме того, все подписчики получают очень привлекательные бонусы и скидки на предлагаемые мною услуги и информационные продукты!

 Как подписаться? Воспользуйтесь формой подписки, что расположена после каждой статьи. Теперь анонсы новых публикаций будут приходить Вам на почту! 😀

Автор: Денис Крюков

Оцените статью:

  1. 5
  2. 4
  3. 3
  4. 2
  5. 1
(0 голосов, в среднем: 1 из 5)
Нажимая на кнопку, я даю согласие на рассылку, обработку персональных данных и принимаю политику конфиденциальности

Коментарии: 10

  1. Денис

    В списке дел у Дениса отсутствует время на выполнение заданий плана. Это было ошибкой?

    • Игорь

      Почему вы считаете это ошибка?

      просто ваше мнение хочу услышать

    • Денис

      Почему думаете, что я утверждаю

      Моё предложение вопросительное.

  2. eun

    После тренинга на работе по этой матрице, стал использовать такой приём как выполнение сразу мелких дел, намкоторые требуется мало времени.

  3. Валентина

    Каждый человек должен с самого утра настраиваться на успех с помощью психологической зарядки. День тогда, наверняка, будет успешным.

    • Денис Крюков

      Такой день всегда успешен, ведь позитивный настрое заложен с самого утра

    • Игорь

      А бывает так что настроился на успех, а на работу пришел и весь настрой на успех, руководитель испортил

      • Денис Крюков

        Тогда нужно прибегнуть к специальным упражнениям, стабилизирующим эмоциональный фон!

        • Игорь

          Ну я думаю это поможет))))

          Ну и руководителя каким нибудь упражнением занять. что бы настроение не портил :mrgreen:

  4. Валентина

    Всё правильно: распределение дел по категориям позволит более эффективно справиться с ними .))

Оставить комментарий
Запись на консультацию
Нажимая на кнопку, я даю согласие на обработку персональных данных и принимаю политику конфиденциальности
Нажимая на кнопку, я даю согласие на рассылку, обработку персональных данных и принимаю политику конфиденциальности
Самые общительные читатели