8:47
Автор: Рубрика: Управление временем 10 комментариев

Управление рабочим временем по методу Эйзенхауэра.Часть 2

Матрица ЭйзенхауэраЗдравствуйте, уважаемые читатели!

Продолжаю представлять различные модели управления временем и техники тайм-менеджмента.

И вновь в центре нашего внимание матрица Эйзенхауэра.

Из прошлой статьи мы помним, что она позволяет отделить важные задачи от второстепенных и сконцентрироваться на том,

что действительно отвечает нашим ценностям и базовым потребностям.

Такое управление рабочим временем разбивает дела и задачи на 4 типа. Соответственно, все планирование организовано в русле такого деления.   

Содержание этой статьи:

Последовательность планирования по методу Эйзенхауэра

Варианты матриц

Диагностика эффективности планирования

 

В прошлой статье, я не отметил очень важную деталь: эта техника лучше всего работает в краткосрочном планировании, т.е. на день и неделю.

Поэтому здесь я буду рассматривать именно краткосрочный тайм-менеджмент. Хотя никто вам не мешает использовать этот метод и для составления планов на более длительный рок, на месяц, например.

Итак…

Последовательность

планирования

Шаг 1. Создайте сводный список дел и задач

Это очень просто. Делайте все так, как вы обычно записываете в своем органайзере. Важно сформулировать все дела и задачи, которые вам предстоит выполнить за день.

Если что-то и забудете, то допишите потом.

Можно создавать общий список дел и задач, которые предстоит сделать, заранее, вечером, а утром дополнить его вновь появившимися неотложными делами.

О том, как с самого утра настроиться на успех читайте в статье Психологическая зарядка или как сделать день успешным

Вот пример моего списка дел на сегодня:       

  1. Подготовка статьи в блог
  2. Подготовка к лекции по Логике
  3. Тренировка в 17.00
  4. Выложить статью на сайте Психологи В17
  5. Решить вопрос с документами для С.
  6. Лекция по логике в 13.30
  7. Ответить на письма по Е-mail
  8. Заполонить анкету и представление
  9. Прочесть 10 страниц книги Дж. Д. Майера
  10. Оплатить коммуналку и электричество
  11. Звонок А.К. о сроках подготовки проекта
  12. Звонок Н. о дате консультации у Ф.
  13. Посмотреть фильм «Эксперимент»
  14. Консультация В.У. в 19.00
  15. Дать ответ И.В. об участии / неучастии в проекте СПК
  16. Купить инструменты для ремонта
  17. Укрепить полку с книгами
  18. Составить общий план новой маркетинговой стратегии
  19. Продумать альтернативные схемы оплаты консультационных услуг

Мимоходом отмечу, что, составляя этот обзорный список дел, я допустил серьёзную ошибку: часть задач на день сформулирована не верно!

 Но об этом мы поговорим в одной из следующих статей. 

О том, как избежать базовых ошибок в личном тайм-менеджменте читайте в статьях:

8 ошибок, мешающих все успевать

Практика управления временем: основные ошибки и промахи

 

Шаг 2. Распределите предстоящие задачи и дела согласно принципам техники Эйзенхауэра

 

Помним, что данная модель управления рабочим временем дробит все задачи на 4 категории:

A — Важное и срочноедела и задачи, требующие оперативного реагирования и безотлагательного, быстрого решения

B — Важное, но не срочноетребующие планомерного подхода. Решения этих задач – основа личной и профессиональной успешности. 

C — Неважное, но срочноедела, маскирующиеся под важные, но на самом деле имеющие второстепенное, ситуационное значение. Из серии: «Сделал и забыл».    

D — Неважное и не срочноевсе, что может подождать, может быть перенесено на другие дни, а в некоторых случаях и вообще забыто.

Варианты матриц

Для сортировки дел и задач по важности и приоритетности можно воспользоваться нижеприведенными вариантами матриц.

Важное и срочное Важное, но не срочное Не важное, но срочное Не важное и не срочное
1.__________

2.__________

3._________

 

 
1.__________

2.__________

3._________

 

 
1.__________

2._________

3._________

 

 
1.__________

2.__________

3.__________

 

 

Вот что у меня получилось:

Важное и срочное Важное, но не срочное Не важное, но срочное Не важное и не срочное
  1. Подготовка статьи в блог
  2. Подготовка к лекции по Логике
  3.  Решить вопрос с документами для С.
  4. Купить инструменты для ремонта

 

 
  1. Лекция по логике в 13.30
  2. Выложить статью на сайте Психологи В17
  3. Тренировка в 17.00  
  4. Прочесть 10 страниц книги Дж. Д. Майера
  5. Консультация В.У. в 19.00
  6. Консультация С.Ф. и А.Г. в 20.00
  7. Составить общий план новой маркетинговой стратегии.
  8. Продумать альтернативные схемы оплаты консультационных услуг
  1. Оплатить коммуналку и электричество
  2. Звонок А.К. о сроках подготовки проекта
  3. Звонок Н. о дате консультации у Ф.
  4. Дать ответ И.В. об участии / неучастии в проекте  СПК
  1. Посмотреть фильм «Эксперимент»
  2. Заполонить анкету и представление
  3. Ответить на письма по Е-mail 
  4. Укрепить полку с книгами

Как вы видите, обзор задач на день стал более продуктивным, чем их общий список, глядя на который даже не знаешь, за что схватиться.

Когда все дела представлены в одной куче, без их распределения по категориям, то тут не поможет даже метод Швейцарского сыра.  

Кроме того, этот список помогает мне видеть важные и второстепенные задачи, исходя из этого, планировать свое время.

Но мне не очень нравится такая таблица. Поэтому я использую ее классический квадратный вариант:

 

1. Важно-срочно 2. Важно-не срочно
 

  1. Подготовка статьи в блог
  2. Подготовка к лекции по Логике
  3. Решить вопрос с документами для С.
  4. Купить инструменты для ремонта

 

 
  1. Лекция по логике в 13.30
  2. Выложить статью на сайте Психологи В17
  3. Тренировка 17.00
  4. Прочесть 10 страниц книги Дж. Д. Майера
  5. Консультация В.У. в 19.00
  6. Консультация С.Ф. и А.Г. в 20.00
  7. Составить общий план новой маркетинговой стратегии.
  8. Продумать альтернативные схемы оплаты консультационных услуг
3. Не важно-срочно 4. Неважно-не срочно
  1. Оплатить коммуналку и электричество
  2. Звонок А.К. о сроках подготовки проекта
  3. Звонок Н. о дате консультации у Ф.
  4. Дать ответ И.В. об участии/неучастии в проекте СПК
  1. Посмотреть фильм «Эксперимент»
  2. Заполонить анкету и представление
  3. Ответить на письма по Е-mail
  4. Укрепить полку с книгами

 

Диагностика

эффективности планирования

Как вы, наверное, заметили, у меня очень серьезные проблемы с планированием. Уже говорилось, что квадрат «Важно-срочно» — это индикатор его эффективности/неэффективности.

Чем меньше в нем дел, особенно дел, перекочевавших из квадратов 2 и 3, тем эффективнее планирование, тем меньше спешки, аврала и суеты.  

Но в моем случае в этот квадрат попали 4 задачи, требующие немедленного решения. Если бы я лучше планировал, то решил бы их вчера или позавчера.

Теперь мне придется начинать день с них.

А это значит, что задачи 2,3,7 и 8 из квадрата «Важно, но не срочно», скорее всего, сегодня окажутся не решенными.

Они либо «застрянут» в долгом ящике, либо перейдут на завтра, но уже в категории «важные и срочные», что обязательно отрицательно скажется на моей эффективности.   

Таким образом, мне следует пересмотреть свою стратегию и тактику планирования и выявить скрытые в ней недочеты.

Предполагаю, что эти ошибки появились потому, что матрица Эйзенхауэра имеет свои ограничения.

Например, она не позволяет среди нескольких  задач с примерно одинаковым уровнем приоритетности быстро выбрать наиболее важную.

Она не отвечает на вопрос: по каким критериям формируется такой признак задачи, как ее важность?   

Кроме того, такое управление рабочим временем мало поможет, если у человека неверно определены ключевые сферы жизнедеятельности и неясны его жизненные цели и личные ценности.  

Кое-что об этом я уже писал в статье «Как достичь желаемой цели». Также близка к этой теме статья: Как стать счастливым человеком: 10 советов психолога

Поэтому, чтобы прояснить этот вопрос, в самое ближайшее время я посвящу 1 или 2 статьи способам расстановки приоритетов и техникам определения базовых жизненных целей. Читайте, например, как в этом помогает метод swot-анализа: в этой статье, здесь и вот тут

Кроме этого, в недалеком будущем я рассмотрю другие модели управления временем.

 

До встречи в следующей публикации.

Успехов в делах.

 

© Денис Крюков


Вместе с это статьей читайте: 

  1. Что делать, если у вас низкая мотивация и нет сил работать
  2. Убеждения, которые мешают жить
  3. Личный имидж: упражнения и техники создания
  4. Эффективный имидж: основные черты и характеристики

Вам понравилась статья?

Буду очень Вам признателен, если оставите свой комментарий 🙂 (форма комментирования расположена ниже. Ваш e-mail нигде не будет опубликован).

Также буду очень Вам благодарен, если оформите подписку на новые статьи моего блога! Их анонсы будут просто приходить вам на e-mail. 

Зачем это нужно?

Вы первые будете узнавать о самых свежих обновлениях, новостях и публикациях. Кроме того, все подписчики получают очень привлекательные бонусы и скидки на предлагаемые мною услуги и информационные продукты!

 Как подписаться? Воспользуйтесь формой подписки, что расположена после каждой статьи. Теперь анонсы новых публикаций будут приходить Вам на почту! 😀

Автор: Денис Крюков

Получать сообщения о новых статьях на почту

Введите свой E-MAIL :

10 комментариев
  • Денис

    В списке дел у Дениса отсутствует время на выполнение заданий плана. Это было ошибкой?

    2017-04-19 в 11:03 | Ответить
    • Игорь

      Почему вы считаете это ошибка?

      просто ваше мнение хочу услышать

      2017-05-02 в 9:35 | Ответить
    • Денис

      Почему думаете, что я утверждаю

      Моё предложение вопросительное.

      2017-05-03 в 11:12 | Ответить
  • eun

    После тренинга на работе по этой матрице, стал использовать такой приём как выполнение сразу мелких дел, намкоторые требуется мало времени.

    2016-12-31 в 8:28 | Ответить
  • Валентина

    Каждый человек должен с самого утра настраиваться на успех с помощью психологической зарядки. День тогда, наверняка, будет успешным.

    2016-12-13 в 11:52 | Ответить
    • Денис Крюков

      Такой день всегда успешен, ведь позитивный настрое заложен с самого утра

      2016-12-14 в 9:32 | Ответить
    • Игорь

      А бывает так что настроился на успех, а на работу пришел и весь настрой на успех, руководитель испортил

      2016-12-17 в 3:13 | Ответить
      • Денис Крюков

        Тогда нужно прибегнуть к специальным упражнениям, стабилизирующим эмоциональный фон!

        2016-12-19 в 5:02 | Ответить
        • Игорь

          Ну я думаю это поможет))))

          Ну и руководителя каким нибудь упражнением занять. что бы настроение не портил :mrgreen:

          2016-12-19 в 6:14 | Ответить
  • Валентина

    Всё правильно: распределение дел по категориям позволит более эффективно справиться с ними .))

    2016-12-13 в 11:49 | Ответить
;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: