4:56
Автор: Рубрика: Управление временем 27 комментариев

Практика управления временем: основные ошибки и промахи

Практика управления временемЗдравствуйте, уважаемые читатели!

Скажите, случалось ли так, что вы скрупулезно планируете свой день,

мотивируете себя на эффективное управление временем, правильно организуете свои дела,

но большая часть из них так и остается незавершенной, а вы при этом чувствуете себя опустошенным и лишенным энергии?    

А ведь именно по этой причине многие люди, с энтузиазмом взявшись за освоение тайм-менеджмента, через некоторое время разочаровались в его возможностях и отказывались от его техник и приемов.  

Теория и практика управления временем знает множество таких примеров. В чем же тут дело?

Согласно исследованиям, основной причиной этого является множество с виду незаметных, но очень серьезных промахов в управлении временем. О некоторых из них я уже писал в статье «8 ошибок, мешающих все успевать». Здесь расскажу о других.   

Для выявления и демонстрации просчетов в системе планирования дел Джулия Моргенстерн в своей книге: «Тайм-менеджмент. Искусство управления временем» использует метафору «Гардероб». С помощью ее она выявляет как минимум три очень серьезных ошибки в тайм-менеджменте.

а) часто бывает, что в своем гардеробе мы завешиваем ненужными вещами именно те, необходимость в которых в определенный момент становится особенно острой. Но завалы бесполезных тряпок не дают быстро отыскать нужные вещи, а со временем мы можем вообще о них позабыть.

Подобно этому, управляя своим временем, мы часто принимает за очень важные дела какие-то мелкие и сиюминутные делишки, и рьяно беремся их выполнять, забывая про действительно важные дела, которые надолго остаются вне поля нашего внимания.

б) в своем гардеробе мы часто пытаемся разместить намного больше вещей, чем там может поместиться. 

Так и при планировании своих действий на день, неделю или месяц, мы вставляем в наш план такое количество дел, которое несоизмеримо с нашими психологическими, физическими и временными возможностями.   

в) время от времени, куда-то очень спеша, мы забрасываем в гардероб новые вещи, совсем не заботясь о том, чтобы подобрать для каждой из них подходящее место. В конце концов, в гардеробе воцаряется хаос, и для того, чтобы найти какую-то одну, очень нужную вещь приходится перерывать и вытаскивать из него целую кучу других вещей.     

Так и в жизни, мы наобум встраиваем в наш план непредвиденные дела, тем самым нарушая порядок их выполнения и превращая в хаос весь наш день или даже неделю. Другими словами, мы не умеем управлять изменениями, а потом ломаем голову над вопросом: как не спешить и как успевать больше?    

Таким образом, опираясь на удачную метафору Д. Моргенстерн, можно вывести три базовых ошибки в управлении временем.

  1. Обманчивое восприятие мелкого и сиюминутного как очень важного и ценного.

  2. Неспособность точно соотнести находящиеся в нашем распоряжении ресурсы с объемом выполняемой работы.

  3. Отсутствие гибкого планирования и неспособность управлять изменениями.

Д. Моргенстерн совершенно справедливо полагает, что в практике управления временем существуют как минимум три уровня, на которых формируются данные ошибки.

 

  1. Технический уровень.

На нем совершаются основные ошибки планирования времени и его оптимизации. Ключевая из них – выбор времени для выполнения определенного дела без учета внешних и внутренних обстоятельств.

Так, сотрудник готовит аналитический отчет в самый разгар рабочего дня. Это время клиентских визитов, множества звонков и переговоров  с другими менеджерами, так что написать отчет едва ли удастся, а вот времени и нервов будет потрачено очень много.

Быть может, следует готовить отчет в более спокойное время?

Или, например, бывает, что я планирую написание статьи в блог на вечернее время. Но всякий раз приходится переносить это дело на раннее утро, поскольку вечером у меня низкая работоспособность и голова отказывается что-либо соображать, несмотря на мощные волевые усилия.

На этом же уровне встречаются ошибки в расчетах объема затрат времени на выполнение определенного дела.

Эти затраты определяются наобум, без учета изменяющихся обстоятельств и прошлого опыта, по этой причине эффективное управление временем становится невозможным.

Как правило, решить эту проблему помогает техника хронометража, позволяющая выявлять поглотители времени и оптимизировать его расходы. 

С этой ошибкой связана другая, не менее серьезная – когда человек вносит в свой план на день слишком большое количество дел. Они не выполняются, а человек чувствует себя неэффективным и винит себя за это. Кроме того, стремление выполнить большое количество дел крадет очень много психических и физических  сил.

Практика управления временем показывает, что оптимальное количество дел средней сложности и важности, запланированных на день – это 5 ± 2. Если в вашем органайзере их больше 7, то день пройдет неэффективно, если, конечно, часть дел вы кому-то не делегируете.  

 

  1. Уровень внешних взаимодействий.

Этот уровень связан с ошибками в командной организации времени. Например:

 Отсутствие жесткого и гибкого планирования, либо неудачное их сочетание.

 В данном случае человек не четко различает задачи, привязанные к определенному времени (жесткие) и задачи, привязанные к определенным обстоятельствам, благоприятствующим их выполнению  (гибкие).

Отсутствие координации в действиях сотрудников одного подразделения.

Многие сотрудники без ограничений вмешиваются в дела других менеджеров, не учитывая их занятость и планы. Они навязывают другим свою работу, аргументирую это тем, что «мы же команда, а, значит, должны помогать и выручать друг друга». На самом деле, они просто желают избавиться от части своих дел, за счет труда других.

В данном случае поможет техника эффективного отказа, описанная в статье 1 и в статье 2.      

На этом же уровне проявляется другая ошибка: допущение множества незапланированных встреч, визитов, отвлекающих звонков, которые сотрудник в силу разных причин неспособен контролировать. Эту проблему решает жесткий график работы и четкое соблюдение всех намеченных сроков.   

  1. Психологический уровень.

На этом уровне проявляются ошибки связанные с психологическими причинами. Так, усталость и потребность в отдыхе исподволь могу расстраивать наши планы и нарушать сроки выполнения дел. Неинтересная работа, сложный социально-психологический климат в коллективе, низкая мотивация и отсутствие сил также могут препятствовать правильному планированию.

Кроме того, причиной ошибок в планировании времени и неудач в достижении своих целей может быть и чрезмерная мотивированность. Об этом можно прочитать в статье «Закон Йеркса-Додсона и управление мотивацией».

Распространённой психологической причиной ошибок в планировании времени является нарушение сна, что часто связано с неправильным режимом жизнедеятельности или с полным отсутствием такового.   

Очевидно, что это неполный перечень всех возможных ошибок и промахов, которые разрушают эффективное планирование времени.

Тем не менее, если вы сумеете исправить хотя бы эти, то ваша практика управления временем поднимется на совершенно другой уровень, и вы станете успевать больше, затрачивая на это меньше времени и сил.     

В ближайших публикациях я рассмотрю другие аспекты тайм-менеджмента, в частности, опишу метод швейцарского сыра, как эффективный способ решения задач, а в следующей статье поговорим о супружеских изменах.      

До встречи в следующей публикации!

© Денис Крюков


Вместе с этой статьей читайте:

Психологическая зарядка или как сделать день успешным

Что делать, если у вас низкая мотивация и нет сил работать

Убеждения, которые мешают жить


Вам понравилась статья?

Буду очень Вам признателен, если оставите свой комментарий 🙂 (форма комментирования расположена ниже. Ваш e-mail нигде не будет опубликован).

Также буду очень Вам благодарен, если оформите подписку на новые статьи моего блога! Их анонсы будут просто приходить вам на e-mail. 

Зачем это нужно?

Вы первые будете узнавать о самых свежих обновлениях, новостях и публикациях. Кроме того, все подписчики получают очень привлекательные бонусы и скидки на предлагаемые мною услуги и информационные продукты!

Как подписаться? Воспользуйтесь формой подписки, что расположена после каждой статьи. Теперь анонсы новых публикаций будут приходить Вам на почту! 😀 

Автор: ДенисКрюков

Получать сообщения о новых статьях на почту

Введите свой E-MAIL :

27 комментариев
  • GriFus

    Вот ошибка: «Обманчивое восприятие мелкого и сиюминутного как очень важного и ценного» — самая важная, у меня такое часто бывает...к сожалению...

    2016-12-01 в 12:35 | Ответить
    • Валентина

      В этом плане я всегда, когда навалятся множество дел и забот , говорю себе: «Определись с приоритетами...»))

      2016-12-08 в 12:07 | Ответить
      • Игорь

        В этом вы правы, начать разгребать с самого важного. Но нужно не забывать и о не сильно важных, что бы в последствии опять не зашиться проблемами

        2016-12-17 в 4:12 | Ответить
        • Валентина

          А всегда так бывает, что, решая важную проблему, попутно решаешь и массу второстепенных.

          2017-04-02 в 4:37 | Ответить
          • Игорь

            Как бы прицепом зацепить))))

            Да не всегда так выходит

            2017-04-05 в 9:09 | Ответить
          • Денис

            Валентина, сопутствующие вопросы решаются, но кроме них есть другие, о которых не надо забывать.

            2017-04-07 в 10:57 | Ответить
  • eun

    Касательно хронометража — главное, чтобы не получилось так, как например в моём случае, когда начальник организовал процесс фиксирования всех дел в файле, было потрачено много времени на его заполнение и... ничего не последовало после этого! Даже не был запрошен этот файл — видать задор прошёл...

    2016-10-28 в 8:09 | Ответить
    • Игорь

      Короче бзык у вашего начальника был, а у вас попусту растраченное время

      2016-10-31 в 2:29 | Ответить
      • Валентина

        А начальник , видимо, хотел начать «с понедельника» жизнь по-новому. Но, азарт прошел...

        2016-12-08 в 12:03 | Ответить
        • Игорь

          Все возможно, но как по мне, просто этот начальник хотел показать кто там хозяин))))

          2016-12-17 в 4:10 | Ответить
          • Валентина

            Ну это уже явное самодурство со стороны начальника.

            2017-04-02 в 4:39 | Ответить
            • Игорь

              На то оно и начальство, что бы свою власть показать, даже дурную)))

              2017-04-05 в 9:10 | Ответить
            • Денис

              Со мной часто случается, намечу планы, а как выполнять, сразу неохота.

              2017-04-07 в 11:01 | Ответить
    • Валентина

      И мне знаком такой подход, когда уделят больше времени каким-то организационным моментам (в разумных пределах без этого нельзя), пишется куча планов, корректируется перекорректируется, а о деле и забыли совсем...)))

      2016-12-08 в 11:55 | Ответить
      • Денис Крюков

        Но это не управление временем, а его похороны возникает тогда, когда ради иллюзорного сохранения 60 минут работы тратится 3 часа.

        2016-12-19 в 5:14 | Ответить
        • Валентина

          Раньше это явление назвали заорганизованностью и признавали его вредность (правда только на словах), потому что заорганизованность — главный спутник бюрократии)), против которой не попрёшь.)))

          2017-04-02 в 4:47 | Ответить
          • Игорь

            При каком мы только строе не жили, а бюрократизм не пережили)))

            2017-04-05 в 9:13 | Ответить
          • Денис

            Создаётся илюзия работы, не сама работа. Кто этим хоть раз в жизни не занимался.

            2017-04-07 в 11:06 | Ответить
  • Игорь

    Да уж, раскидываться временем не желательно, хотя мы сами не замечаем как это делаем

    2016-10-28 в 10:23 | Ответить
    • Валентина

      Не просто нежелательно, а — недопустимо, потому что жизнь коротка, и хочется же успеть сделать что-то стоящее.

      2016-12-08 в 11:52 | Ответить
      • Игорь

        Это да, с вами согласен. Но не нужно работать на износ, еще регулярно нужно отдыхать, что бы с новыми силами продолжить работу

        2016-12-17 в 4:08 | Ответить
        • Денис Крюков

          Игорь, про отдых — золотые слова! Вот, например, я в течении месяца мне моя организма подсказывала, что нужно выделить пару деньков, отдохнуть в тайгу сходить, потренироваться.

          Заработался, говорит, хозяин, отдыхать надо, однако)))) Я не послушался снова тихое предупреждение. А я продолжаю свою линию гнуть. И вот последнее предупреждение — легкий насморк.

          Я его лечу на ногах, продолжая работать. Через 3 дня слег с температурой и жуткой слабостью — даром, что каждое утрой принимаю ледяной душ.

          Вот психика все-таки нашла способ отдохнуть, отвлечься от работы, хоть вот таким вот специфическим способом!

          2016-12-19 в 5:12 | Ответить
          • Игорь

            Вот видишь, отдыхать нужно, работа никуда не убежит

            Чем реже отдыхаешь, тем быстрей заболеешь

            2016-12-19 в 5:53 | Ответить
        • Валентина

          Работать на износ — это значит, жить в постоянном стрессе. А организму, всё же, регулярно нужен отдых.

          2017-04-02 в 4:55 | Ответить
          • Денис

            Глупо работать на износ, окружающие люди могут оказаться неблагодарными, не оценят ваш вклад.

            2017-04-02 в 10:25 | Ответить
            • Игорь

              Первое время будут благодарны, а вот в последстивии будут уже неблагодарны. Так уж человек устроен

              2017-04-05 в 9:15 | Ответить
            • Денис

              Окружающим внимание важно, при работе вы не можете оказывать внимание близким.

              2017-04-07 в 11:09 | Ответить
;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: